MANAJEMEN KETATAUSAHAAN PADA MADRASAH ALIYAH
NORMAL ISLAM RASYIDIYAH KHALIDIYAH (RAKHA) AMUNTAI PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
Ahmad Salabi*
Abstrak
Pesantren
sebagai lembaga pendidikan yang merupakan cikal bakal lahirnya madrasah
merupakan lembaga pendidikan yang telah banyak memberikan kontribusi dalam
pembangunan karakter bangsa. Pesantren
RAKHA mengembangkan penyelenggaraan pendidikan dengan melahirkan beberapa
bagian/unit madrasah harus mengikuti sistem pendidikan nasional dengan tidak
kehilangan jati dirinya sebagai pesantren. Manajemen ketatausahaan menjadi
penting karena membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian
kesiswaan, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang
disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan madrasah dapat
dipergunakan untuk membantu kepala madrasah dalam mengambil keputusan, sehingga
dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses
administrasi.
Kata
Kunci: Manajemen Ketatausahaan, MA Normal Islam Rakha
A.
PENDAHULUAN
Salah satu faktor
keberhasilan pembangunan nasional adalah kemajuan pada bidang pendidikan, baik
pendidikan umum maupun pendidikan agama, formal dalam sebuah institusi (lembaga) ataupun informal. Pembangunan
nasional akan dapat berhasil apabila ditunjang oleh keberhasilan dalam bidang
pendidikan. Dengan keberhasilan pendidikan suatu
negara akan dapat menjadi negara yang maju. Kesemuanya itu
perlu pengelolaan atau manajemen yang sebaik-baiknya.
Ajaran Islam
mengajarkan bahwa segala sesuatu harus dilakukan secara rapi, benar, tertib,
dan teratur, proses-prosesnya harus diikuti dengan baik, dan tidak boleh
dilakukan secara asal-asalan.[1] Hal ini dilakukan mulai dari urusan terkecil seperti mengatur
urusan rumah tangga sampai dengan urusan terbesar seperti mengatur urusan
sebuah negara, semua itu diperlukan pengaturan yang baik, tepat dan terarah
dalam bingkai sebuah manajemen agar tujuan yang hendak dicapai bisa diraih dan
bisa selesai secara efektif dan efisien. Dalam hal ini sejalan dengan prinsip manajemen pendidikan
Islam yang diajarkan Rasulullah saw sebagai berikut:
إِنَ
الله يُحِبُّ إِذَا عَمِلَ أَحَدُكُمْ الْعَمَلَ فَلْيُتْقِنَهُ (رواه الطبراني)
“Sesungguhnya Allah swt. menyukai kalau seseorang
mengerjakan sesuatu, kemudian dia melaksanakannya dengan baik dan teratur”. (Abdul
Rauf al-Ma`nawi, 1988).
Bagi sebuah lembaga
pendidikan, manajemen merupakan kunci sukses, karena sangat menentukan
kelancaran kinerja lembaga yang bersangkutan.[2] Hal
ini berarti manajemen yang baik akan menghasilkan kualitas lembaga yang tinggi,
oleh karena itu implementasi manajemen yang baik akan dapat meningkatkan
kualitas lembaga pendidikan. Sebaliknya, jika manajemen tersebut tidak
diimplementasikan dengan baik, maka dapat mengakibatkan rendahnya kualitas
lembaga pendidikan itu sendiri.
Pada era teknologi saat ini, tidak dapat dipungkiri bahwa
data dan informasi memiliki peran yang sangat penting dalam menunjang
tercapainya tujuan dari suatu lembaga pendidikan.[3]
Peran data dan informasi bagi seluruh lembaga dapat diibaratkan seperti fungsi
darah yang vital dalam menjaga metabolisme tubuh manusia sehingga seseorang
dapat tetap bertahan hidup dalam menjalankan aktivitasnya sehari-hari. Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia pendidikan
adalah rekaman dari kegiatan pendidikan, rekaman tersebut dikelola oleh tata
usaha lembaga pendidikan.
Ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini termasuk
organisasi seperti madrasah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk
administrasi, mulai dari surat-menyurat sampai dengan investasi barang. Bila
dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut
kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan
informasi yang berwujud warkat. Menurut William Leffingwe & Edwin Robinson dalam
The Liang Gie,[4]
pekerjaan kantor atau tata usaha ini pekerjaannya menyangkut segala usaha
perbuatan tentang warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu
dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, administrasi
personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme
bantu artinya kegiatan ketatausahaan madrasah dapat dipergunakan untuk membantu
pimpinan (kepala madrasah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar
dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data
yang diperlukan. Apabila manajemen ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan
yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik
pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten di
bidangnya.
Mengingat arti pentingnya hal ini, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap mutu tenaga kependidikan. Hal ini terbukti dengan dikeluarkannya beberapa
peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang itu. Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan
Tenaga Kependidikan, Depdiknas merupakan Direktorat Jenderal yang dibentuk
melalui PP Nomor 8 Tahun 2005 tentang Tata Kerja dan Susunan Organisasi Lembaga. Salah satu direktorat di bawahnya adalah
Direktorat Tenaga Kependidikan, yang mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan, pemberian bimbingan teknis, supervisi, dan
evaluasi di bidang pembinaan tenaga kependidikan pada pendidikan formal.
Tenaga kependidikan yang menjadi perhatian Undang-Undang Sisdiknas
dan Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 adalah: Kepala Sekolah, Tenaga
Perpustakaan, Tenaga Pengawas Sekolah, Tenaga Laboratorium, dan Tenaga
Administrasi Sekolah (TAS).[5]
Salah satu upaya meningkatkan kompetensi manajerial kepala sekolah sesuai
Permendiknas Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah antara
lain adalah melalui bimbingan teknis. Salah satu kompetensi manajerial kepala
sekolah adalah mengelola ketetausahan sekolah/madrasah dalam mendukung
pencapaian tujuan sekolah/madrasah.[6]
Ketatausahaan yang teratur dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang
sistematik yang metodenya dapat membantu madrasah untuk memperlancar kegiatan. Namun, sampai sekarang masih
banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan bidang ketatausahaan, merupakan pekerjaan
sambilan dan sebagainya, sehingga merugikan lembaga itu sendiri.
Di tingkat sekolah/madrasah, upaya untuk meningkatkan
mutu pendidikan ternyata masih banyak menemukan kendala-kendala. Diantara
kendala tersebut yang sepertinya luput dari pantauan banyak orang ialah masalah
mutu pegawai tata usaha (TU) sekolah/madrasah yang belum memberikan kontribusi
yang signifikan terhadap peningkatan mutu pendidikan. Disadari atau tidak, mutu
pegawai tata usaha sekolah/madrasah merupakan salah satu faktor yang
mempengaruhi mutu sebuah sekolah. Namun
disayangkan, upaya peningkatan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah
kelihatannya masih kurang mendapat perhatian. Berdasarkan
uraian tersebut, dapat dipahami bahwa ketatausahaan merupakan suatu hal yang penting dimiliki
oleh setiap lembaga pendidikan, karena ketatausahaan merupakan penunjang sekolah/madrasah untuk tercapainya tujuan pendidikan.
Lembaga pendidikan
pondok pesantren di Kalimantan Selatan juga mengalami perkembangan pada beberapa
aspek manajemen, organisasi, dan administrasi, demikian juga dengan Pondok Pesantren
Rasyidiyah Khalidiyah (RAKHA) Amuntai. Perkembangan pendidikan pada Pesantren RAKHA seiring dengan perkembangan pendidikan
nasional, pada tahun 1978, dengan mengacu pada SKB Tiga Menteri yaitu Menteri
Agama, Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, dan Menteri dalam Negeri mengenai
status madrasah yang sejajar dengan sekolah umum, pesantren RAKHA berinovasi dengan menyelenggarakan pendidikan
yang terbagi pada dua belas unit yaitu Taman Pendidikan al-Quran (TPA/TKA), Pendidikan
Usia Dini (PAUD), Raudhatul Athfal (RA), Madrasah Ibtidaiyah (MI), Madrasah
Tsanawiyah Normal Islam Putera (MTs NIPA), Madrasah Tsanawiyah Normal Islam
Puteri (MTs NIPI), Madrasah Aliyah Normal Islam Putera (MA NIPA), Madrasah
Aliyah Normal Islam Puteri (MA NIPI), Takhassus Diniyah, Qism al-Aly, Raudhah
Tahfiz al-Qur`an, dan Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Rasyidiyah Khalidiyah.
Madrasah Aliyah Normal Islam RAKHA merupakan unit pondok pesantren
RAKHA, meliputi Madrasah Aliyah Normal Islam Putera dan Madrasah Aliyah Normal
Islam Puteri yang selanjutnya disebut MA NIPA RAKHA dan MA NIPI RAKHA. Keberhasilan sebuah madrasah, bukan hanya ditentukan oleh orang-orang
yang berkompeten dan teknologi yang canggih, tetapi yang tidak kalah pentingnya
adalah adanya visi dan misi yang menggambarkan profil yang diinginkan di masa
yang akan datang, dan misi yang merupakan penjabaran visi dalam bentuk rumusan
tugas, kewajiban, dan rancangan tindakan yang dijadikan arahan untuk mewujudkan
visi madrasah.
Visi yang diusung pondok pesantren RAKHA yaitu mewujudkan kader-kader
intelektual muslim Indonesia yang mempunyai imtaq, iptek, pembentukan watak dan
peradaban bangsa yang bermartabat. Mampu menghadapi tantangan zaman serta membawa
umat kepada kesejahteraan, kebahagian dunia dan akhirat. Kemudian dijabarkan
dalam Misi pesantren yaitu membentuk kader-kader intelektual muslim Indonesia
yang beriman, bertaqwa, dan mempunyai wawasan ilmu pengetahuan dan teknologi, membentuk
watak peradaban bangsa yang bermartabat dan berakhlak mulia, membentuk
motivator, inovator yang selalu dinamis, mandiri dan mampu menghadapi tantangan
perkembangan zaman, membentuk juru dakwah dan pemimpin umat yang terampil,
serta memperjuangkan terciptanya sistem yang kondusif bagi proses demokratisasi
yang kesetaraan dan berkeadilan. Sehingga diharapkan dengan visi dan misi
tersebut dapat mewujudkan manusia Indonesia seutuhnya, beriman, berilmu,
bertaqwa kepada Allah swt. berakhlak mulia, cerdas, terampil, disiplin,
mandiri, dan bertanggung jawab terhadap agama bangsa dan negara.
Pesantren RAKHA memberlakukan otomoni pendidikan untuk setiap unit pendidikan
yang berada di bawahnya, sehingga setiap Visi dan Misi menyesuaikan dengan
situasi dan kondisi yang dibutuhkan setiap unit pendidikan tersebut. Dengan
demikian diharapkan tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik dan
benar. MA NIPA dan MA NIPI RAKHA mempunyai Visi menjadi pusat pimpinan pribadi
shaleh/shalehah dan muslih/muslihah menjadi imamul muttaqin; memahami, akrab
dan terbiasa dengan nilai-nilai Islam dan mampu menghadapi tantangan kehidupan
global. Dari visi tersebut kemudian dijabarkan dalam misi MA NIPA dan MA NIPI
yaitu menghantarkan santri memiliki kemantapan akidah dan kedalaman spritual,
keluhuran akhlak, keluasan ilmu dan kemandirian; memberikan pelayanan terhadap
penggalian ilmu pengetahuan pada umumnya dan khususnya ilmu tentang Islam,
teknologi, dan kesenian; serta memberikan keteladanan dalam kehidupan atas
dasar nilai-nilai Islam dan budaya luhur bangsa Indonesia.
Dengan demikian, penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran di MA NIPA
dan MA NIPI RAKHA bertujuan untuk menyiapkan peserta didik menjadi anggota
masyarakat yang memiliki kemampuan akademik, profesional dan berakhlak mulia
yang memiliki dasar-dasar yang kuat dalam penerapan dan pengembangan ilmu
pengetahuan, teknologi, dan kesenian yang berdasarkan nilai-nilai Islam; serta
memiliki dasar yang kuat untuk dapat memajukan dan mengembangkan agama Islam
dan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kesenian untuk pembangunan masyarakat dan
negara Republik Indonesia yang berfalsafah Pancasila dan berdasarkan UUD 1945.
Pada MA NIPA RAKHA dan MA NIPI RAKHA; selain fisik bangunan semakin
ditingkatkan, juga dalam hal sarana belajar mengajar semakin dilengkapi.
Demikian juga dalam pelaksanaan ketatausahaan semakin diperhatikan dan
dilakukan perbaikan dalam pengelolaannya, karena ketatausahaan merupakan
penunjang madrasah dalam proses belajar-mengajar, sehingga dengan
dilaksanakannya pengelolaan yang baik berarti dapat menghimpun, mencatat,
mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang
diperlukan madrasah. Dalam pelaksanaan manajemen ketatausahaan ini, peran para
pejabat sebagai pemimpin madrasah sangat menentukan dalam pembuatan keputusan
dan kebijakan serta langkah-langkah agar ketatausahaan tersebut dapat membantu
kelancaran administrasi madrasah.
Sesuai dengan
amanat yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional, dan Undang-Undang Nomor 25 tahun 2000 tentang Program
Pembangunan Nasional (Propenas), bahwa perlu adanya keterlaksanaan pengembangan
sistem akreditasi satuan pendidikan formal dan non formal secara adil dan
merata, baik negeri maupun swasta. Untuk menilai mutu madrasah dalam
menghasilkan lulusan yang berkualitas, komponen penting yang dijadikan sasaran
penilaian dalam akreditasi madrasah adalah Proses Belajar Mengajar (PBM),
Sumber Daya, Manajemen, Kultur dan Lingkungan Madrasah. Kemampuan kepala madrasah dan seluruh perangkat
dalam menyusun perencanaan, pengkoordinasian dan mengelola seluruh sumber daya
yang tersedia, serta komitmen terhadap pencapaian visi dan misi madrasah
merupakan hal yang sangat menentukan keberhasilan menjaga dan meningkatkan mutu
madrasah. Sehingga, manajemen ketatausahaan merupakan suatu keharusan karena
sebagian besar program kegiatan madrasah terletak pada arsip yang dikelola oleh
tata usaha madrasah.
Berdasarkan studi pendahuluan, para pejabat Madrasah Aliyah Normal
Islam RAKHA Amuntai ini sangat berperan dalam manajemen ketatausahaan. Kepala
madrasah MA NIPA dan MA NIPI ini selalu ingin memajukan dan meningkatkan mutu
madrasah dengan berbagai cara, salah satunya melalui administrasi madrasah yang
baik. Dalam pengadministrasian madrasah,
mereka terjun langsung sesuai dengan prosuder atau tanggung jawab yang telah
disepakati. Ini terbukti ketika diadakannya akreditasi madrasah yang mana salah
satu faktor pendukungnya yaitu kearsipan yang baik. MA NIPI dalam hal ini
dibantu sumber daya yang ada mampu memperoleh hasil akreditasi yang amat baik,
sedangkan MA NIPA RAKHA mendapatkan hasil akreditasi baik.
B.
METODE PENELITIAN
Sesuai dengan judul
“Manajemen Ketatausahaan pada Madrasah Aliyah Normal Islam Rasyidiyah Khalidiyah (RAKHA) Amuntai”, maka penelitian
ini dilakukan dengan pendekatan deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif berakar pada latar alamiah sebagai
keutuhan, mengandalkan manusia sebagai alat penelitian, mengadakan analisis
data secara induktif, mengarahkan sasaran penelitian pada usaha menemukan teori
dari dasar, dan lebih mementingkan proses daripada hasil, membatasi studi dengan
fokus memiliki seperangkat kriteria untuk memeriksa keabsahan data. Rancangan
penelitiannya bersifat sementara dan hasil penelitiannya disepakati oleh kedua
belah pihak; peneliti dan subjek penelitian.[7]
Karakteristik penelitian kualitatif adalah: Pertama,
peneliti sendiri sebagai instrument pertama mendatangi secara langsung sumber
datanya. Kedua, implikasi data yang dikumpulkan dalam peneltian ini
lebih cenderung dalam bentuk kata-kata dari pada angka-angka, juga hasil
analisisnya berupa suatu uraian. Ketiga, menjelaskan bahwa hasil
penelitian lebih menekankan kepada proses daripada hasil. Keempat, melalui
analisis induktif peneliti mengungkapkan makna keadaan yang diamati. Sedangkan
uraian yang bersifat deskriptif diartikan sebagai suatu prosuder pemecahan
masalah yang diselidiki dengan menggambarkan/melukiskan keadaan penelitian
(seseorang, lembaga, masyarakat, dan lain-lain) pada saat sekarang berdasarkan
faktor-faktor yang tampak atau sebagaimana adanya.[8]
Sejalan dengan hal tersebut, John W. Best menyatakan bahwa metode
penelitian deskriptif berusaha mendeskripsi dan menginterpretasi apa yang ada, bisa
mengenai kondisi atau hubungan yang ada, pendapat yang tumbuh, proses yang
sedang berlangsung, akibat atau efek yang terjadi atau kecenderungan yang tengah
berkembang. Metode terutama berkenaan dengan masa kini, peristiwa-peristiwa
yang sudah terjadi yang berhubungan dengan kondisi masa kini.[9]
Penelitian deskriptif kualitatif ini dipandang relevan, karena
masalah yang diteliti menyangkut hal yang sedang terjadi, yaitu pengelolaan
ketatausahaan yang berlangsung di Madrasah Aliyah Normal Islam RAKHA Amuntai.
Penelitian ini diharapkan dapat mendeskripsikan segala fenomena di lapangan dengan lebih detail, kemudian menganalisis dan menginterpretasikan maknanya.
Data yang ingin
digali dalam penelitian ini adalah informasi atau keterangan yang berkaitan
dengan tujuan penelitian, dan data yang sesuai dengan fokus penelitian, yaitu
tentang manajemen ketatausahaan pada MA NIPA dan MA NIPI RAKHA Amuntai. Data yang digali terdiri dari dua macam, yaitu data pokok, berupa data tentang
manajemen ketatausahaan, meliputi pelaksanaan dan pengelolaan ketatausahaan di MA NIPA dan MA NIPI RAKHA, serta data yang berkenaan profil
Madrasah Aliyah Normal Islam RAKHA. Sedangkan sumber data digali dari beberapa informan yang memiliki informasi tentang pengelolaan
tata usaha di MA NIPA dan MA NIPI RAKHA, seperti Kepala Tata Usaha, Kepala Madrasah, Staf Tata Usaha, Yayasan, serta Mu`allim dan Mu`allimah.
Teknik pengumpulan
data yang digunakan dalam penelitian ini adalah (1) wawancara, (2) observasi
dan (2) dokumentasi. Wawancara digunakan untuk
menggali informasi secara langsung dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan
kepada informan, proses wawancara ini dilakukan dengan terlebih dahulu
mempersiapkan pedoman wawancara dengan pertanyaan terbuka, pedoman hanya
digunakan sebagai arah wawancara yang terfokus pada masalah. Oleh kerana itu,
penggunaannya tidak dilakukan secara ketat, artinya pertanyaan dapat berkembang
sesuai dengan jawaban informan penelitian. Hal ini sesuai dengan pendapat
Bogdan dan Taylor mengatakan bahwa wawancara kualitatif memiliki ciri-ciri
tidak terstruktur, tidak dibakukan dan terbuka (open-ended).[10]
Observasi dilakukan untuk memperkuat dan melengkapi data yang dikumpulkan
melalui wawancara. Observasi yang dilakukan mengikuti petunjuk Spradley yang
membagi tiga tahapan observasi, yaitu dimulai dari observasi diskriptif (descriptive
observations) secara luas dengan menggambarkan secara umum pengelolaan ketatausahaan.
Setelah diadakan analisis terhadap data perekam secara umum, selanjutnya
diadakan penyempitan pemilihan pengumpulan data dan mulai mengadakan observasi
terfokus (focused observation) untuk menemukan kategori-kategori seperti
aktivitas-aktivitas ketatausahaan yang dilakukan. Sedangkan dokumentasi digunakan untuk memperoleh gambaran tentang hal-hal yang berkaitan
dengan pengelolaan ketatausahaan dan fenomena-fenomena di lapangan sebagai
sumber data dalam pelaksanaan penelitan.
Analisis data yang digunakan adalah analisis dengan menggunakan
pendekatan logika induktif, di mana silogisme dibangun berdasarkan pada hal-hal
khusus atau data di lapangan dan bermuara pada kesimpulan-kesimpulan umum. Miles
& Huberman mengatakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif
dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas,
sehingga datanya sampai jenuh. Aktivitas dalam analisis data ini terdiri dari 4
komponen yang saling berinteraksi, yaitu: pengumpulan data (data collection),
reduksi data (data reduction), penyajian data (data display), dan
penarikan kesimpulan dan verifikasi (conclution drawing/verifying).[11]
C.
HASIL/TEMUAN PENELITIAN
1. Manajemen
Ketatausahaan pada Madrasah Aliyah Normal Islam RAKHA
Manajemen ketatausahaan menjadi
penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang
lain. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu atau dalam
istilah lain dapurnya madrasah artinya kegiatan atau penyelenggaran ketatausahaan
madrasah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (kepala madrasah) dalam
mengambil keputusan serta kebijakan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan
efektivitas dan efisiensi
proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Apabila manajemen ketatausahaan berjalan
dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran
dapat berjalan dengan baik pula.
Dari paparan data
mengenai tugas tata usaha pada madrasah, tergambar bahwa manajemen ketatausahaan pada MA NIPA RAKHA dan MA NIPI RAKHA mempunyai
penjabaran tugas yang berbeda,
tetapi tetap dalam bingkai pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan madrasah dengan melaksanakan tugas pokok
ketatausahaan, yaitu administrasi kepegawaian, administrasi keuangan,
administrasi sarana dan prasarana, administrasi hubungan dengan masyarakat,
administrasi persuratan dan pengarsipan, administrasi kesiswaan, dan
administrasi kurikulum.
a.
Ketatausahaan
pada MA NIPA RAKHA
Pada MA NIPA
RAKHA tugas tata usaha dijabarkan dalam Standar Pelayanan Minimal. Dalam
pelaksanaannya, tata usaha berusaha melakukan sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab yang telah dibuat. Kaur Tata Usaha dibantu dua staf tata usaha pada MA
NIPA yang mempunyai tugasnya masing-masing.
Dua staf tata usaha mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan MA
NIPA atau yang disebut dengan bendahara madrasah, satu orang bendahara
penerimaan dan satu orang bendahara pengeluaran. Adanya kebijakan mengangkat
dua staf tata usaha bidang administrasi keuangan ini karena berkaca pada
pengalaman sebelumnya yang tidak ada transparansi masalah keuangan sehinga
menyulitkan dalam pelaksanaan kegiatan madrasah. Oleh karena itu, dengan adanya
dua bendahara ini diharapkan keuangan madrasah dapat diadministrasikan dengan
baik, rapi, dan transparan.
Istilah gawi sabumi pada MA NIPA menandakan
adanya saling kerjasama antara bidang satu dengan bidang yang lainnya. Kaur
tata usaha dibantu dan bekerjasama dengan bidang yang lainnya membuat
administrasi madrasah berjalan dengan baik dan lancar. Untuk administrasi
kesiswaan, tata usaha madrasah bekerjasama dengan wakamad bagian kurikulum,
begitu juga administrasi kurikulum bekerjasama dengan wakamad bagian kurikulum,
administrasi kepegawaian/personalia bekerjasama dengan wakamad bagian akademik
karena pada MA NIPA tidak ada wakamad khusus personalia, tetapi dilaksanakan
dan menjadi bagian tugas dan tanggung jawab wakamad bagian akademik,
administrasi hubungan dengan masyarakat bekerjasama dengan wakamad bagian
Humas, baik mengenai data atau kelengkapan lainnya yang berhubungan dengan
persuratan dan pengarsipan diserahkan kepada tata usaha.
Adapun
administrasi sarana dan prasarana pelaksanaannya bekerjasama dengan wakamad
bagian sarana dan prasarana, dalam pengelolaannya antara tata usaha dengan
bidang sarana dan prasarana sangat erat, khususnya dalam pendataan dan
pengarsipan barang madrasah. Administrasi persuratan dan pengarsipan dalam
pelaksanaannya Kaur Tata Usaha melakukan dengan seoptimal mungkin, data-data
yang telah ada dan terkumpul dipisah sesuai dengan bagian administrasi
masing-masing, misalnya data tentang administrasi kurikulum, administrasi
kesiswaan, administrasi sarana hubungan dengan masyarakat dan lain sebagainya,
sehingga ketika data dibutuhkan mudah dan efisien untuk digunakan. Dalam surat
menyurat Kaur Tata Usaha banyak dibantu Kepala Madrasah MA NIPA (karena Kaur Tata
Usaha tidak mempunyai staf tata usaha bidang administrasi yang lain selain
administrasi keuangan) terutama dalam konsep surat menyurat terbaru.
b.
Ketatausahaan
pada MA NIPI RAKHA
Kaur Tata Usaha
dibantu staf tata usaha MA NIPI mempunyai tugas dan tanggung jawab secara umum
dan khusus, dalam pelaksanaannya staf tata usaha membantu Kaur Tata Usaha dalam
administrasi madrasah. Penjabaran tugas dan tangung jawab tata usaha umum dan
khusus tersebut mencakup semua administrasi yang dilaksanakan ketatausahaan
madrasah berupa administrasi kurikulum, administrasi kesiswaan, administrasi
keuangan, administrasi hubungan dengan masyarakat, administrasi sarana dan
prasarana, administrasi kepegawaian, administrasi persuratan dan pengarsipan.
Pada MA NIPI
sebagaimana MA NIPA tata usaha bekerjasama dengan wakamad bagian yang lain
dalam administrasi madrasah. Administrasi kesiswaan bekerjasama dengan wakamad
bagian kesiswaan madrasah dalam memperoleh data, dokumen, atau yang lainnya
yang berhubungan dengan kesiswaan. Begitu juga administrasi kurikulum
bekerjasama dengan wakamad bagian kurikulum, administrasi kepegawaian
bekerjasama dengan wakamad bagian kepegawaian, administrasi hubungan dengan
masyarakat bekerjasama dengan wakamad bagian hubungan dengan masyarakat. Adanya
saling kerjasama ini membantu tata usaha MA NIPI untuk melaksanakan
administrasi dengan baik dan tertib, karena ketika ada kendala atau banyaknya
tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan maka mereka saling bekerjasama
dan membantu antara bagian satu dengan lainnya yang disebut dengan istilah gawi sabumi.
Administrasi
sarana dan prasarana dilaksanakan bekerjasama dengan wakamad bidang sarana dan
prasarana, dalam hal ini tata usaha sangat terlibat dalam hal pendataan dan
pengarsipan barang yang diberikan atau dibeli madrasah, mulai dari pemberian
nomor barang sampai pengarsipannya, baik berupa buku arsip, file/dokumen dan
sebagainya. Adapun pelaksanaan administrasi keuangan ditunjuk satu staf tata
usaha khusus yang menangani masalah keuangan MA NIPI, mulai dari penerimaan
sampai pengeluaran keuangan madrasah. Sedangkan administrasi persuratan dan
pengarsipan dilaksanakan dengan mengacu pada job description yang telah
dibuat dan disepakati sesuai dengan arahan kepala madrasah. Surat-surat yang
ada dipilah menjadi surat masuk dan keluar kemudian diarsipkan sesuai dengan
kategori-kategori yang telah ditentukan, begitu juga dengan file-file atau
dokumen dipilah dan diarsipkan sesuai dengan bagian administrasi masing-masing.
2. Peran Pejabat Madrasah dalam
Ketatausahaan
Madrasah adalah sebuah organisasi yang di dalamnya terdapat berbagai
dimensi yang satu sama lain saling berkaitan dan saling menentukan. Madrasah
juga merupakan organisasi yang mempunyai ciri dan karakter tersendiri, di mana
terjadi proses belajar mengajar, tempat terselenggaranya pembudayaan kehidupan
umat manusia. Keberhasilan madrasah adalah keberhasilan kepala madrasah. Peran
kepala madrasah sebagai pimpinan madrasah sangat menentukan arah dan tujuan
madrasah, sehingga tidak dipungkiri seorang kepala madrasah yang memimpin
dengan baik maka akan baik pula madrasah tersebut, sebaliknya kepala madrasah
yang memimpin dengan buruk maka akan berdampak buruk pula terhadap madrasah
yang dipimpinnya. Dengan demikian, peran kepala madrasah sangat penting terhadap
kelangsungan madrasah kedepannya.
Kepala madrasah adalah administrator utama dan merupakan elemen dalam
menyahuti kualitas pendidikan. Asumsi ini nampaknya sangat sederhana, namun
ketika berbicara tentang kualitas pendidikan, kepala madrasah harus memperhatikan
dan berperan aktif dalam tugas-tugas dan proses administrasi di madrasahnya.[12]
Kepala Madrasah Aliyah Normal Islam RAKHA baik NIPA maupun NIPI termasuk kepala
madrasah yang berhasil, dan secara umum telah melaksanakan fungsinya sebagai manajer
sekaligus sebagai administrator dalam pengelolaan ketatausahaan madrasah dengan
baik.
Kepala madrasah sebagai manajer secara umum dapat dikatakan telah mampu
melaksanakan fungsinya dalam menjalankan proses perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengendalian terhadap penyelenggaraan ketatausahaan pada
Madrasah Aliyah Normal Islam RAKHA, baik kepala MA NIPA maupun kepala MA NIPI.
Dalam proses perencanaan, kepala madrasah menggunakan gaya partisipatif dengan
melibatkan bawahan dalam perencanaan tersebut, dalam hal ini Kaur Tata Usaha
beserta staf tata usaha. Kepala madrasah juga telah berupaya memanfaatkan
sumber daya madrasah, sumber daya berupa tenaga pendidik dan tenaga
administrasi difungsikan sebagaimana mestinya, sementara sumber daya berupa
fasilitas penunjang ketatausahaan lainnya
diberdayakan sedemikian rupa, seperti komputer, mesin fotocopy , lemari arsip,
dan lain sebagainya.
Kepala madrasah juga berupaya
meningkatkan kinerja tenaga administrasi dengan membimbing mereka dalam penyusunan
program kerja, pelaksanaan tugas sehari-hari, dan mengadakan penilaian terhadap
kinerja mereka. Disamping itu, di saat-saat senggang kepala madrasah masuk
ruang tata usaha untuk menanyakan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi,
kemudian memberi pengarahan tentang bagaimana penanganannya. Selain itu, kepala
madrasah juga memotivasi dengan menunjukkan sikap keteladanan dalam hal
disiplin madrasah baik disiplin waktu maupun disiplin kerja, sehingga tenaga
tata usaha menjadi termotivasi untuk melaksanakan tugas administrasi madrasah
tepat waktu. Dengan kedisiplinan yang diterapkan kepala madrasah ini,
menunjukkan kepala madrasah sangat mendukung terlaksanya administrasi madrasah
yang baik dan tertib.
Peran kepala madrasah sebagai
administrator tergambar dalam pengelolaan administrasi yang lengkap berupa
penyusunan kelengkapan data administrasi santri dan santriwati, mulai dari
penerimaan santri dan santriwati baru hingga mereka lulus dari MA NIPA dan MA
NIPI RAKHA. Demikian pula dengan pencatatan, penyusunan, dan pendokumentasian
seluruh program madrasah. Pengelolaan kurikulum berupa penyusunan kelengkapan
data administrasi pembelajaran, kegiatan
praktikum, dan kegiatan belajar santri dan santriwati di perpustakaan, semuanya
ada dalam administrasi yang dikelola oleh kepala madrasah dengan melimpahkan
tugas kepada tenaga tata usaha. Dalam perilaku kepemimpinannya terhadap tenaga
tata usaha, pada hal-hal tertentu ketika tenaga tata usaha membutuhkan
bimbingan, arahan, tidak jarang kepala madrasah langsung terjun membantu dan
mengarahkan tenaga tata usaha agar tujuan yang ingin dicapai terlaksana dengan
baik berupa administrasi madrasah yang rapi, teratur, dan baik. Selain itu,
pejabat madrasah juga melakukan pengawasan dan pengendalian untuk meningkatkan
kinerja tenaga tata usaha. Pengawasan dan pengendalian ini merupakan kontrol
agar kegiatan administrasi di madrasah terarah pada tujuan yang telah
ditetapkan. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan tindakan preventif untuk
mencegah agar warga madrasah tidak melakukan penyimpangan, dan agar lebih
berhati-hati dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai penyelenggara
administrasi madrasah. Cara yang digunakan kepala madrasah dalam upaya menertibkan administrasi madrasah adalah dengan
berusaha menggerakkan warga madrasah untuk bekerja sama mencapai tujuan
madrasah.
Meskipun
menjalankan kepemimpinan ini kepala madrasah tidak bisa lepas dari masalah
konflik. Namun Kepala MA NIPA, MA NIPI dan yayasan RAKHA memandang konflik
sebagai hal yang wajar terjadi pada organisasi apapun, termasuk MA NIPA dan MA
NIPI RAKHA, sehingga ketika kepala madrasah dihadapkan pada berbagai
permasalahan, kepala madrasah menghadapi dengan tenang dan selalu mengusahakan
komunikasi yang baik antar warga madrasah dan yayasan khususnya dalam hal ini
tentang ketatausahaan. Sebab menurut kepala madrasah faktor dominan yang
menyebabkan timbulnya konflik adalah tidak adanya komunikasi yang berakibat
pada kesalahpahaman. Komunikasi sangat penting dalam sebuah organisasi termasuk
di MA NIPA dan MA NIPI RAKHA, hal ini sejalan dengan apa yang diungkapkan oleh
Veithzal Riva’i, bahwa komunikasi bertujuan memberikan pengaruh pada seluruh
anggota organisasi, agar mereka baik secara perseorangan atau secara bersama
memahami misi atau tanggung jawab dalam dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.[13]
Dengan demikian
dapat dipahami bahwa, komunikasi sangat dibutuhkan dalam setiap pekerjaan di
lembaga atau organisasi, sehingga kepala madrasah apabila tedapat kendala atau
permasalahan tentang penyelenggaraan ketatausahan dapat bermusyawarah dengan
kaur tata usaha beserta staf tata usaha. Dalam keputusannya, kepala madrasah juga melibatkan
pihak guru dan juga tenaga tata usaha sebagai dapurnya madrasah. Kepala
madrasah mengambil langkah ini dengan beberapa alasan yaitu, partisipasi akan
meningkatkan komunikasi antar guru dan administrator (Kaur Tata Usaha beserta
staf tata usaha) sekaligus meningkatkan kualitas pembuatan keputusan pendidikan
di MA NIPA dan MA NIPI RAKHA, partisipasi dapat memberi kontribusi terhadap
mutu kehidupan kerja mereka, dan dapat pula mendorong profesionalitas
pendidikan dan administrasi madrasah, serta demokratisasi MA NIPA dan MA NIPI
RAKHA. Dengan dasar ini, kepala madrasah menyelenggarakan rapat tahunan, rapat semesteran,
rapat bulanan, dan rapat-rapat lain.
Demikian juga yayasan RAKHA sangat
berperan penting dalam mengambil keputusan untuk menjadikan RAKHA semakin
terdepan dan maju serta dapat mewujudkan visi dan misi yang telah dicanangkan.
Dalam hal ketatausahaan, yayasan RAKHA mengambil peran diantaranya berupa
pembuatan kalender, penentuan libur madrasah dan aktifnya madrasah, dan
pengumuman-pengumuman atau pemberitahuan yang berkaitan dengan MA NIPA dan MA
NIPI RAKHA. Dengan demikian kerjasama dan komunikasi dengan lembaga yang berada
dalam naungan pesantren RAKHA berjalan lancar dan tertib.
3.
Proposisi Manajemen Ketatausahaan pada Madrasah Aliyah Normal Islam
RAKHA
a.
Administrasi Kurikulum
Pengelolaan
administrasi kurikulum pada MA NIPA RAKHA sudah cukup bagus, seperti penyusunan
jadwal, pembuatan kalender akademik, membuat nama wali kelas, piket, dan
sebagainya yang dilakukan Kepala Madrasah beserta Wakamad bidang kurikulum,
hanya penyusunan dan pengerjaan penulisannya diserahkan ke tata usaha madrasah,
namun karena terbatasnya personel tata usaha MA NIPA maka kerjasama dengan Wakamad
bidang kurikulum tetap dibutuhkan.
Sedangkan pengelolaan
administrasi kurikulum pada MA NIPI RAKHA sudah bagus, karena seperti
penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik, membuat nama wali kelas, piket,
dan sebagainya yang dilakukan kepala madrasah beserta Wakamad bidang kurikulum,
hanya yang mengerjakan penyusunannya dan pengerjaan penulisannya ke papan tulis
besar diserahkan ke tata usaha madrasah, ini dapat dilihat pada dinding-dinding
kantor MA NIPI RAKHA.
b. Administrasi
Kesiswaan
Administrasi
kesiswaan merupakan suatu penataan atau pengaturan segala aktivitas yang
berkaitan dengan siswa, yaitu mulai dari masuknya sampai dengan keluarnya siswa
tersebut dari madrasah. Pada MA NIPA pengelolaan administrasi kesiswaan berupa
pengadaan formulir pendaftaran, mengisi buku induk dan buku klaper, mengurus dan
mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa, mengisi daftar presensi,
mengatur ruangan kelas, ruang laboratorium dan ruangan yang lainnya sudah
bagus, ini dapat dilihat pada standar pelayanan minimal Kepala Tata Usaha,
tetapi membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan
setiap tahun belum maksimal.
Sedangkan
pada MA NIPI RAKHA pengelolaan administrasi kesiswaan berupa pengadaan formulir
pendaftaran, mengisi buku induk dan buku klaper, mengurus dan mengatur
warkat-warkat jika ada pemindahan siswa, mengisi daftar presensi, mengatur
ruangan kelas, ruang laboratorium dan ruangan yang lainnya, membuat laporan dan
statistik mengenai keadaan siswa, membuat dokumen penyerahan STTB, buku mutasi,
buku beasiswa dan sebagainya sudah bagus, ini dapat dilihat pada tugas tata
usaha secara khusus yang mana di antaranya menyelenggarakan administrasi
kemadrasahan berupa administrasi kesiswaan.
c.
Administrasi Kepegawaian/Personalia
Pekerjaan
tata usaha yag menunjang manajemen kepegawaian banyak berhubungan dengan hak
dan kewajibannya sebagai pegewai sipil dengan melaksanakan administrasi
kepegawaian. Pada MA NIPA RAKHA, pelaksanaan administrasi kepegawaian sudah
bagus dengan melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan
sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah
dan mengirimkannya, membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta
lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan
hak cuti atau pension, menyiapkan, menyimpan, dan mengisi kartu pegawai,
menyiapkan blanko-blanko presensi pegawai, membantu kepala madrasah dalam
membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan administrtif, serta
mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun incidental, sehingga
diharapkan dapat membantu kelancaran jalannya pelaksanaan program MA NIPA
RAKHA.
Adapun pada
MA NIPI RAKHA pelaksanaan administrasi kepegawaian juga sudah bagus dengan
melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai
pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya,
membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran
yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau
pension, menyiapkan, menyimpan, dan mengisi kartu pegawai, menyiapkan
blanko-blanko presensi pegawai, membantu kepala madrasah dalam membuat laporan
statistik keadaan pegawai edukatif dan administrtif, serta mengerjakan
tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun incidental, sehingga data atau
kelengkapan lainnya sudah tersedia dan dapat digunakan untuk menunjang program
madrasah.
d. Administrasi
Keuangan
Masalah
keuangan merupakan masalah yang mendasar di madrasah, karena seluruh komponen
pendidikan di madrasah erat kaitannya dengan komponen keuangan madrasah.
Administrasi keuangan pada MA NIPA RAKHA sudah sangat bagus karena khusus untuk
menangani keuangan ini diangkat dua orang staf tata usaha dalam pengelolaannya.
Staf penerimaan keuangan dan staf pengeluaran keuangan. Dengan demikian
administrasi keuangan pada MA NIPA tersusun secara tertib, baik, dan
transparan.
Pada MA NIPI
RAKHA pengelolaan administrasi sudah bagus karena ada satu orang staf tata
usaha yang khusus untuk menangani keuangan madrasah, baik penerimaan maupun
pengeluaran sehingga dapat dipertanggungjawabkan dan transparan.
e. Administrasi
Sarana Prasarana
Kegiatan
ketatausaan yang menyangkut administrasi sarana dan prasarana sebagain besar terkait
dengan inventarisasi, selain itu ada juga kegiatan ketatausahaan yang
menyangkut administrasi sarana prasarana ini. Pada MA NIPA RAKHA pengelolaan
administrasi sarana dan prasarana cukup bagus, karena selain melakukan
inventarisasi juga membantu Wakamad bidang sarana mengenai perencanaan
pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar
kebutuhan madrasah. Tetapi dalam hal inventarisasi masih harus ditingkatkan
lagi agar semua barang/alat madrasah dapat terdata dan berlabel sebagai milik
MA NIPA RAKHA. Kegiatan terakhir yang dilakukan tata usaha MA NIPA RAKHA, namun
hampir seluruhnya dikerjakan oleh para pesuruh, yaitu: menjaga kebersihan
ruangan, halaman, dan tempat-tempat lain yang termasuk wilayah MA NIPA, menjaga
keamanan, mengurus taman-taman yang ada, dan menyediakan minuman untuk semua
tamu dan pegawai.
Sedangkan
Pada MA NIPI RAKHA pengelolaan administrasi sarana dan prasarana sudah bagus,
karena selain melakukan inventarisasi juga membantu Wakamad bidang sarana mengenai
perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan
mendaftar kebutuhan madrasah, seperti buku induk barang, buku pembelian barang,
buku golongan inventaris, nomor inventaris, pelaporan, dan sebagainya dapat
dilihat tugas tata usaha secara khusus. Kegiatan terakhir yang dilakukan tata
usaha MA NIPA RAKHA, namun hampir seluruhnya dikerjakan oleh para pesuruh,
yaitu: menjaga kbersihan ruangan, halaman, dan tempat-tempat lain yang termasuk
wilayah MA NIPA, menjaga keamanan, mengurus taman-taman yang ada, dan
menyediakan minuman untuk semua tamu dan pegawai sehingga dengan terlaksananya
administrasi sarana prasarana dengan baik diharapkan dapat membantu lancarnya
proses pendidikan pada Madrasah Aliyah RAKHA.
f. Administrasi
Hubungan dengan Masyarakat
Administrasi
hubungan MA NIPA RAKHA dengan masyarakat sudah baik karena sudah memiliki buku
tentang data-data atau agenda yang terkait dengan kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan atau rapat dengan orang tua santri, IKA RAKHA dan sebagainya. Begitu
pula pada MA NIPI RAKHA administrasi hubungan dengan masyarakat sudah baik
karena sudah tersedianya data-data yang terkait dengan hal tersebut. Dalam hal
ini hubungan Madrasah Aliyah RAKHA dengan masyarakat dapat berjalan harmonis
dan terkoordinasi dengan baik.
g. Administrasi
Persuratan dan Pengarsipan
Administrasi
ini dipisahkan menjadi pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan
surat (pengarsipan), dan pengurusan surat-surat keluar. Pada MA NIPA RAKHA
administrasi persuratan dan pengarsipan ini cukup bagus karena sudah
melaksanakan: (1) pengurusan surat-surat masuk (agenda) diantaranya berupa:
mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk, menyerahkan
surat kepada alamat yang dituju, surat dikembalikan kepada tata usaha untuk
dibuatkan alasan, dan sebagainya; (2) pengurusan surat keluar (ekspedisi) di
antaranya berupa: surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala madrasah
untuk disetujui dan dimintai tanda tangan, membubuhkan cap di sebelah kiri
tanda tangan pimpinan, dan seterusnya; (3) pengarsipan dengan menggunakan
pedoman dalam penyimpanan arsip berupa: menurut tanggal masuknya surat, menurut
pokok surat, menurut daerah asal surat, dan sebagainya. Tetapi dalam hal
pengarsipan ini perlu diperhatikan dan dimaksimalkan lagi agar arsip-arsip
madrasah dapat dipertanggungjawabkan.
Pada MA NIPA
RAKHA administrasi persuratan dan pengarsipan ini sudah bagus karena sudah
melaksanakan: (1) pengurusan surat-surat masuk (agenda) di antaranya berupa:
mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk, menyerahkan
surat kepada alamat yang dituju, surat dikembalikan kepada tata usaha untuk
dibuatkan alasan, dan sebagainya; (2) pengurusan surat keluar (ekspedisi) di
antaranya berupa: surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala madrasah
untuk disetujui dan dimintai tanda tangan, membubuhkan cap di sebelah kiri
tanda tangan pimpinan, dan seterusnya; (3) pengarsipan dengan menggunakan
pedoman dalam penyimpanan arsip berupa: menurut tanggal masuknya surat, menurut
pokok surat, menurut daerah asal surat, dan sebagainya. Dengan demikian
diharapkan dengan pengelolaan adminstrasi ketatausahaan yang baik dapat
meningkatkan dan melancarkan proses pendidikan pada MA NIPA dan MA NIPI RAKHA
sehingga dapat mencapai tujuan pendidikan yang ideal.
h. Peran Kepala
Madrasah
Dalam hal manajemen
ketatausahaan madrasah, kepala MA NIPA dan MA NIPA RAKHA sudah bagus karena ke
dua kepala madrasah ini sudah merencanakan program kerja tata usaha madrasah
berupa program tahunan tata usaha, mengorganisasikan tata usaha madrasah berupa
organigram madrasah, mengelola administrasi standar isi berupa dokumen
kurikulum, mengelola administrasi standar proses berupa dokumen administrasi
pembelajaran, mengelola administrasi pendidik dan tenaga kependidikan berupa
dokumen data kepegawaian, mengelola administrasi sarana dan prasarana berupa
dokumen inventaris, mengelola administrasi pembiayaan berupa administrasi
keuangan. Semua kompetensi ini sudah terlaksana dengan baik, akan tetapi usaha-usaha
meningkatkan kemampuan profesional tata usaha madrasah belum maksimal dalam
penyelenggaraannya.
D.
PENUTUP
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan sebagai berikut:
Manajemen
ketatusahaan pada MA NIPA RAKHA sudah cukup baik dan lancar dengan melaksanakan
administrasi kurikulum, administrasi kesiswaan, administrasi personalia, administrasi
hubungan dengan masyarakat, administrasi sarana dan prasarana, administrasi
keuangan, administrasi persuratan dan pengarsipan, yang dalam pelaksanaanya
tidak terlepas dari kerjasama antar Wakamad bagian masing-masing bidang,
kecuali administrasi persuratan dan pengarsipan serta administrasi keuangan
madrasah sepenuhnya menjadi tugas dan tanggung jawab tata usaha tetapi tetap
membutuhkan kerjasama dengan kepala madrasah karena masih terbatasnya personel
tata usaha yang ada, yaitu satu Kaur Tata Usaha yang mengurus semua
administrasi madrasah kecuali administrasi keuangan dan dua staf tata usaha
yang khusus mengurus keuangan madrasah.
Manajemen
ketatausahaan pada MA NIPI RAKHA sudah berjalan dengan baik dan lancar dengan
melaksanakan administrasi kurikulum, administrasi kesiswaan, administrasi
personalia, administrasi hubungan dengan masyarakat, administrasi sarana dan
prasarana, administrasi keuangan, administrasi persuratan dan pengarsipan, yang
mana dalam pelaksanaanya tidak terlepas dari kerjasama antar wakamad bagian
masing-masing bidang, kecuali administrasi persuratan dan pengarsipan serta
administrasi keuangan madrasah sepenuhnya menjadi tugas dan tanggung jawab tata
usaha sesuai dengan arahan kepala madrasah.
Kepala MA NIPA dan MA NIPI RAKHA merupakan kepala
madrasah yang berhasil dan secara umum telah melaksanakan perannya sebagai
manajer dan administrator dengan baik, khususnya dalam ketatausahaan madrasah
berupa pembuatan program tahunan tata usaha, organigram madrasah, dokumen
kurikulum, dokumen administrasi pembelajaran, dokumen data kepegawaian, dokumen
inventaris, dan dokumen administrasi keuangan, walaupun dokumen penyelenggaraan
pembinaan tata usaha belum terlaksana dengan maksimal. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa sikap kepala madrasah ketika ada kendala dalam
penyelenggaraan ketatausahaan akan memberikan arahan dan bimbingan secara
langsung, sehingga kendala dengan cepat dapat diatasi dan administrasi madrasah
dapat berjalan dengan baik dan tertib.
DAFTAR
RUJUKAN
Abdul Rauf al-Manawi. 1988. al-Taisir bisyarhi
al-Jami` al-Shagir. Riyadh: Dar al-Nashr Maktab al-Imam al-Syafi`i.
Darmiyati Zuhdi. 1998.
Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Lemlit
IKIP Yogyakarta.
Depag RI Direktorat Jenderal Kelembagaan Agama Islam.
2003. Sistem Manajemen Data dan Informasi Pendidikan. Jakarta: Dirjen
Kelembagaan Islam.
Didin Hafidudin & Hendri Tanjung. 2003. Manajemen Syari`ah dalam Praktik. Jakarta:
Gema Insani.
Hadari Nawawi. 1995. Metode Penelitian Bidang
Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
Husnul Yaqin. 2011. Kapita Selekta Administrasi
dan Manajemen Pendidikan. Banjarmasin: Antasari Press.
John W. Best. 1982. Metodologi Penelitian
Pendidikan. Disunting oleh
Sanafiah Faisal & Guntur Waseso.
Surabaya: Usaha Nasional.
Lexy J. Moeleong. 1999. Metode Penelitian
Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik
Indonesia Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah.
Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang
Standar Nasional Pendidikan.
Sugiyono. 2006. Metode Penelitian Pendidikan,
Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif dan R&D, Bandung: Alfabeta, 2006.
Suharsimi Arikunto & Lia Yuliana. 2008. Manajemen
Pendidikan. Yogyakarta: Aditya Media.
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran
Modern. Yogyakarta: Liberty.
Veithzal Riva`i. 2007. Kepemimpinan dan Perilaku
Organisasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
* Penulis adalah Dosen pada Fakultas Tarbiyah dan
Keguruan IAIN Antasari Banjarmasin, Jurusan Kependidikan Islam (KI), Program
Studi Manajemen Pendidikan Islam (MPI). Negeri Malang (UM) Program Studi
Manajemen Pendidikan.
[1] Didin
Hafidudin &
Hendri Tanjung,
Manajemen Syari`ah dalam Praktik, (Jakarta:
Gema Insani,
2003), h. 1.
[2] Suharsimi Arikunto
& Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan, (Yogyakarta: Aditya Media,
2008), h. 2.
[3] Departemen Agama RI
Direktorat Jenderal Kelembagaan Agama Islam, Sistem Manajemen
Data dan Informasi Pendidikan, (Jakarta: Dirjen Kelembagaan Islam,
2003), h. 1.
[5] Peraturan Pemerintah
Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
[6] Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar
Kepala Sekolah/Madrasah.
[7] Lexy J. Moeleong, Metode
Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1999), h. 27.
[8] Hadari Nawawi, Metode
Penelitian Bidang Sosial, (Yogyakarta: Gajah Mada University Press, 1995),
h. 63.
[9] John W. Best, Metodologi
Penelitian Pendidikan, disunting oleh Sanafiah Faisal dan Guntur Waseso,
(Surabaya: Usaha Nasional, 1982), h. 119-121.
[11] Sugiyono, Metode
Penelitian Pendidikan, Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif dan R&D, (Bandung:
Alfabeta, 2006), Cet. Ke- 2, h. 298.
[12] Husnul Yaqin, Kapita
Selekta Administrasi dan Manajemen Pendidikan, (Banjarmasin: Antasari Press, 2011), h. 23.
[13] Veithzal Riva`i, Kepemimpinan
dan Perilaku Organisasi, (Jakarta:
PT. RajaGrafindo Persada, 2007), h. 35.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar